出発準備
選考に合格して留学や各種プログラムへの参加が決定すると、出発に向けた具体的な準備が始まります。必要となる手続きはガイダンスやメールで案内が届きます。必ず確認して各自で手続きを進めましょう。ただし、九州大学が主催する短期留学プログラムには、プログラム単位でこれらの手続きを行うものもあります。その場合は参加者個人の手配は必要ありません。
準備しておくものチェックリスト
海外渡航届
九州大学では、海外渡航前に提出していただく「海外渡航届」について、
大学全体で申請方法を統一し、2026年4月1日の渡航分からオンライン申請（Forms）に変更します。
海外渡航の際は、危機管理の観点から、渡航目的に関わらず事前に大学へ申請が必要です。
旅行や一時帰国も対象です。
海外へ出発する前に、忘れずに以下のFormsより申請を行ってください。
【海外渡航届（Forms）】
https://forms.office.com/r/dirSgShNu1
パスポート
パスポートは、世界で通用する身分証明書です。世界のほとんどの国が、外国人の入国・滞在を許可する条件の一つとして、パスポートの携帯及び呈示を求めています。留学先への手続き、航空券手配、ビザ申請などでパスポート情報を提出することが求められます。2025年3月24日から、新規申請、切替申請にかかわらず全国でオンライン申請ができます。申請から交付まで2週間程度かかりますので、早めに準備しましょう。
査証（ビザ）
滞在期間や渡航先国、国籍によって査証（ビザ）を渡航前に取得する必要があります。滞在期間が短い場合でも必要となる場合もあります。査証（ビザ）は渡航先国によって規定や申請方法が異なるので、各国の在日大使館・総領事館のウェブサイトから申請方法、必要書類、申請から取得するまでの期間等を事前に確認し、各自の責任において手続きを行ってください。国によっては、入国の際（あるいは査証取得の際）、所持しているパスポートに一定の残存有効期間がない場合、入国あるいは査証の発給が拒否されることもあります。
住居
派遣先大学の寮あるいは民間アパート、ホームステイ等の宿舎の申し込みは、多くの場合、入学許可証と同時、またはそれに先立って行うことができます。入居申請手続きの手順を調べ、学生自身が行う手続きに関しては、各自の責任において行ってください。
海外留学（旅行）保険
留学中は、事件・事故に巻き込まれたり、慣れない環境で思いがけない病気に罹るなど、医療行為が必要になるリスクは高くなります。海外での医療費は基本、全学自費で負担することになり、入院・手術などが必要な場合、数十万～数百万円、場合によっては数千万円単位の医療費が請求されることもあります。医療施設や医療水準が十分でない国では、国外への緊急移送が必要となることもあります。
海外留学保険は必ず加入し、補償内容は家族（保護者）と相談して決めることが重要です。九州大学が主催するプログラムで留学する学生は、海外留学（旅行）保険に加入することが義務付けられています。また、派遣先によっては、ビザ取得の際に海外旅行保険の補償内容が指定されている国もあります。受入大学が保険を指定することもありますので、保険加入前に各自確認してください。プログラム参加が決まったら、担当者から案内があるので確認してください。
銀行口座・クレジットカード
航空券
派遣期間内に出国・帰国することとし、往復航空券を各自で手配してください。
九州大学が主催するプログラムで参加費に航空券の費用が含まれている場合は、個人での手配は不要です。
危機管理セミナー
九州大学では、例年6月と12月に海外へ渡航する全学生を対象に危機管理セミナーを開催しています。このセミナーでは、海外で生活する上での心構えや準備しておくべきことなどを学びます。開催時期と参加方法については、海外留学メールマガジン（学生ポータル）を確認してください。
たびレジ・在留届
旅券法第16条により、外国に住所または居所を定めて3か月以上滞在する日本人は、その住所または居所を管轄する日本国大使館・総領事館（在外公館）へ「在留届」を提出することが義務付けられています。この届出は留学先に到着後、直ちに提出してください。
「在留届」を提出することで、緊急事態が発生した場合に日本国大使館や総領事館からメールによる通報や迅速な援護が受けられます。
渡航期間が３か月未満の場合は、「たびレジ」に登録してください。参加するプログラムが危機管理サービスに加入する場合、「たびレジ」に参加者全員をまとめて自動登録することもあるので、プログラム担当者に確認してください。
九州大学 海外渡航危機管理ハンドブック
九州大学で発行している海外渡航危機管理ハンドブックです。留学者には携帯できるサイズの冊子を留学課（伊都地区センター4号館４階）で配布しています。